Wizehire réduit le temps de création des contrats de 1 heure à 5 minutes avec PandaDoc

Les difficultés étaient bien réelles

Pour l’équipe de WizeHire, la création de contrats s’apparentait à un véritable parcours du combattant : une tâche chronophage, répétitive et bien plus difficile qu’elle n’aurait dû l’être. Leur configuration Docusign n’était pas à la hauteur : les aperçus dans Salesforce présentaient des dysfonctionnements, les champs de données ne s’affichaient pas correctement, et même une tâche aussi simple que la modification d’un signataire effaçait des champs entiers. C’était pour le moins frustrant. 

De plus, le manque d’assistance a fait que leur équipe s’est retrouvée prise dans un cercle vicieux de problèmes à résoudre, au lieu de conclure des contrats. Il est alors apparu clairement qu’ils avaient besoin d’une solution qui fonctionne réellement.

Trouver la solution qui vous convient avec PandaDoc

PandaDoc a aidé l’équipe de WizeHire à optimiser ses processus grâce à une plateforme intuitive et à un service client fiable. En réduisant de 92 % le temps nécessaire à la création des contrats, elle a réalisé d’importants gains d’efficacité. De plus, grâce à une intégration transparente avec Salesforce, elle n’a plus à effectuer de corrections manuelles ni à résoudre des problèmes techniques.

Des goulots d’étranglement frustrants à des flux de travail fluides

WizeHire a pour vocation d’aider les entreprises à développer leurs équipes en toute confiance, en associant un logiciel intelligent à un accompagnement pratique assuré par des experts. Lorsque son équipe des opérations commerciales a eu besoin d’un moyen de rationaliser la gestion des contrats, PandaDoc s’est imposé comme le choix évident.

Mais les choses ont pris une autre tournure.

À la suite d’une restructuration de l’entreprise, April Fleming, analyste des opérations commerciales chez WizeHire, s’est retrouvée soudainement chargée de gérer PandaDoc. Ses collègues qui avaient tout préparé ? Partis. 

Sans véritable accompagnement, la situation est devenue complexe. Lorsque le moment du renouvellement est arrivé, en l’absence de processus établis ou de passations claires de la part des anciens administrateurs, WizeHire y a vu l’occasion de prendre un nouveau départ et d’améliorer son efficacité. Séduite par les promesses d’une mise en service rapide, d’une intégration fluide, d’une transition sans heurts et d’un soutien sans faille, l’équipe a pris la décision stratégique de s’engager avec DocuSign. Après tout, c’est DocuSign : qu’est-ce qui pourrait mal tourner ?

Cependant, des défis sont apparus en cours de route.

• Leur intégration Salesforce ? Pas géniale. Les aperçus de documents ont connu des dysfonctionnements, laissant l’équipe d’April deviner à quoi ressembleraient réellement les contrats pour les clients.

• La configuration du modèle ? Une vraie perte de temps. Les champs de données de Salesforce n’ont pas été correctement mis en correspondance, ce qui les a obligés à ressaisir manuellement les données dans les documents.

• Des fonctionnalités d’édition ? Cela a entraîné davantage d’erreurs. La modification des signataires a supprimé des champs de manière aléatoire, ce qui a obligé April à recréer les modèles à plusieurs reprises. 

Pour couronner le tout, le service client ne s’était pas amélioré non plus. April était contrainte de passer ses journées à résoudre des problèmes : corriger des contrats, gérer des brouillons erronés et effectuer d’interminables modifications manuelles, simplement pour pouvoir envoyer les documents.

À ce stade, cela ne faisait plus aucun doute : WizeHire devait changer de cap. 

WizeHire retrouve PandaDoc

Pour WizeHire, ce retour à PandaDoc ne se résumait pas à un simple changement de logiciel : il s’agissait de retrouver des processus quotidiens qui fonctionnaient réellement. Après avoir été confrontées à des obstacles constants et à des inefficacités, April et son équipe souhaitaient plus que tout une solution cohérente, facile à utiliser et bénéficiant d’un soutien fiable. Ils avaient besoin d’une solution qui ne les ralentirait pas.

PandaDoc a tenu ses promesses.

Économiser plus d’heures dans la journée

Après des mois de difficultés liées à une mise en correspondance des champs défaillante, à des solutions de contournement frustrantes et à une perte de temps, WizeHire a compris qu’il lui fallait une solution de gestion des contrats qui lui facilite réellement la vie. L’intégration transparente de PandaDoc à Salesforce et ses fonctionnalités de personnalisation automatisée leur ont enfin apporté la solution fluide et efficace qu’ils recherchaient.

Désormais, l’équipe commerciale de Wizehire fonctionne comme une machine bien huilée :

• Ils peuvent créer des modèles intelligents et personnalisables qui synchronisent automatiquement les données entre Salesforce et PandaDoc.

• Ils peuvent créer, finaliser et envoyer des contrats en quelques clics seulement, sans jamais quitter Salesforce.

• Ils ont réduit le temps nécessaire à la création d’un contrat d’une heure à seulement cinq minutes, ce qui leur permet de consacrer davantage de temps à la conclusion des contrats.

Non représentatif de l’instance PandaDoc de WizeHire

Grâce à PandaDoc, WizeHire parvient à conclure beaucoup plus de contrats en toute confiance et permet ainsi à ses commerciaux de gagner du temps et de l’énergie pour se concentrer sur ce qui compte vraiment : offrir une expérience d’achat de grande qualité à ses clients.

De petits changements, un grand impact

Avant PandaDoc, l’envoi de contrats par e-mail était une procédure fastidieuse comportant plusieurs étapes. Désormais, WizeHire peut envoyer des contrats par e-mail et SMS directement depuis PandaDoc en une seule étape simple. Il s’agit d’une petite amélioration, mais qui fait gagner énormément de temps à l’équipe commerciale.

Non représentatif de l’instance PandaDoc de WizeHire

« Le simple fait de disposer des fonctionnalités d’e-mail et de SMS est formidable. Nos commerciaux n’ont plus besoin de copier-coller le lien, puis de l’envoyer par e-mail ou par SMS. Ils peuvent tout faire en une seule fois. »—April Fleming, responsable des opérations commerciales chez WizeHire

Bien plus qu’un simple logiciel sur mesure 

Au-delà de la technologie, Wizehire a trouvé quelque chose d’encore plus précieux : un véritable partenariat. Contrairement à leur expérience avec l’assistance de leur précédent fournisseur, l’équipe de PandaDoc est présente à chaque étape, les aidant à peaufiner leur configuration et à tirer le meilleur parti de la plateforme.

La procédure d’intégration de PandaDoc a comblé une lacune majeure par rapport à leur expérience antérieure avec la plateforme. Auparavant, pour WizeHire, seuls les administrateurs suivaient la procédure d’intégration. Cette fois-ci, PandaDoc a veillé à ce que tant les administrateurs que les commerciaux suivent cette formation, permettant ainsi à l’ensemble de l’équipe d’utiliser efficacement la plateforme. 

Des résultats tangibles au quotidien avec PandaDoc

• Augmentation du volume de documents : grâce à PandaDoc, le client envoie 25 % de documents en plus par mois qu’avec DocuSign.

• Création plus rapide des documents : PandaDoc réduit le temps nécessaire à la création et à l’envoi des documents de 2 heures à seulement 6 minutes, soit un gain de temps de 95 %.

• Finalisation ultra-rapide : grâce à PandaDoc, les documents sont signés 46 fois plus vite, ce qui réduit le délai moyen de traitement de 3,7 jours à seulement 1 heure et 57 minutes.

Avec PandaDoc, l’équipe de Wizehire peut se concentrer sur ce qu’elle fait de mieux — aider les entreprises à recruter d’excellents talents, sans s’enliser dans des processus manuels.

PandaDoc a une approche personnalisée : ils nous écoutent, s'adaptent et nous soutiennent comme de véritables partenaires. Cela a fait toute la différence. Je sais que je peux les contacter à tout moment. Ils prennent le temps de nous expliquer chaque étape et je peux être sûr qu'ils nous aideront à résoudre rapidement tout problème.

April Fleming

Analyste des opérations commerciales chez Wizehire