Avec lesordres de signature, vous avez la certitude que vos documents sont signés dans un ordre bien précis et ne sont jamais envoyés à plus d’une personne ou équipe à la fois. Vous avez également l’assurance que l’ensemble des modifications et approbations interviennent selon la séquence que vous avez définie.

Une fois que vous avez activé un ordre de signature sur votre modèle, vous n’avez plus qu’à glisser-déposer les destinataires ou rôles dans l’ordre dans lequel ils doivent recevoir vos documents. Tout document créé à partir de ce modèle par la suite inclura automatiquement ce processus.

De nombreux documents nécessitent l’approbation de plusieurs personnes avant d’être considérés comme prêts à être envoyés. Les flux de travail d’approbation vous permettent de mettre en place un processus interne automatisé qui connecte tous les utilisateurs concernés au document avant qu’il ne soit envoyé à son destinataire, qu’il s’agisse d’un prospect ou d’un client. Vous pouvez envoyer des documents en interne avant et après leur finalisation en activant un ordre de signature et en ajoutant les collaborateurs requis en tant que destinataires finaux.

Une des difficultés qui revient le plus souvent dans les flux de travail documentaires ?Les multiples modifications contradictoires d’un document partagé. En attribuant à chaque contributeur une fenêtre d’accès prédéfinie, vous pouvez clarifier la situationet éviter les conflits, que ce soit au niveau des modifications ou des commentaires.

D’autres solutions simples sont également possibles :

• Limiter le nombre d’administrateurs et de responsables dans votre logiciel de gestion des flux de travail métier
• Verrouiller certains éléments des documents, comme les grilles tarifaires ou les réductions, pour éviter les modifications indésirables
• Créer des rôles personnalisés dans votre logiciel de suivi des processus et leur attribuer les autorisations appropriées pour éviter tout problème‌

Ces outils de gestion des flux de travail documentaires sont suffisamment flexibles pour être mis à jour à tout moment, tout en restant assez prévisibles pour permettre d’automatiser les processus.‌

Le logiciel d’automatisation des flux de travail de PandaDoc vous permet de créer en toute simplicité un système de gestion documentaire en s’intégrant sans problème à votre CRM : vous pouvez ainsi créer en quelques clics une grille tarifaire interactive pour vos produits ou services. Avec PandaDoc, vous pouvez faciliter les tâches répétitives de votre entreprise en vous appuyant sur votre CRM. En effet, il vous suffit d’activer l’option d’importation automatique dans votre document ou votre modèle.

Votre CRM reste ainsi la source unique de vérité de votre entreprise en exportant automatiquement les données et informations sur les produits dans vos documents clés. 

La productivité d’une entreprise repose sur des processus et flux de travail simples et fiables. Et justement, avec PandaDoc, petites et grandes entreprises peuvent gérer en toute simplicité de grandes quantités de documents. 

Avec notre logiciel d’automatisation, votre équipe accède à des fonctionnalités puissantes, comme la modification en temps réel et par plusieurs intervenants des documents, les flux de travail d’approbation, les ordres de signature et les suivis automatisés. Elle gagne ainsi du temps sur les tâches administratives classiques et peut se concentrer sur des missions plus stratégiques, comme le développement de l’activité, le recrutement ou l’analyse de documents clés.

Votre entreprise n’est pareille à aucune autre. Pourquoi en irait-il autrement pour vos flux de travail documentaires ? Avec la solution personnalisable de PandaDoc, vous pouvez créer des automatisations et flux de travail documentaires qui répondent parfaitement à vos besoins. 

Les possibilités d’automatisation sont infinies : ajoutez ou supprimez des ordres de signature ou des flux de travaild’approbation, verrouillez du contenu dans tout votre document, collaborez en temps réel à plusieurs équipes et gérez les retours importants depuis un emplacement centralisé. Avec le logiciel d’automatisation des flux de travail open source de PandaDoc, vous pouvez créer votre flux de travail documentaire idéal en un clic.