Crosscard

Crosscard is een toonaangevende speler op het gebied van Europese oplossingen voor digitale kaartuitgifte, met producten voor B2B en B2C. Met de zakelijke producten van Crosscard kunnen bedrijven hun financiën op een eenvoudige, veilige en kosteneffectieve manier beheren.

Het probleem

Het salesteam van Crosscard verzond PDF-offertes en -contracten handmatig naar hun potentiële klanten. Dit zorgde voor verschillende uitdagingen. Aangezien Crosscard aan grote ondernemingen verkoopt, zijn de bijbehorende voorstellen en contracten vaak lang en complex, en vereisen ze juridische beoordeling aan beide kanten. Het toenmalige proces leidde tot lange salescycli, waarbij het juridische team van Crosscard zelfs documenten moest terugsturen als een klant iets onleesbaars had opgeschreven. 

Een andere uitdaging die uniek is voor een financieel bedrijf als Crosscard zijn de strenge complianceregels. Crosscard moet ervoor zorgen dat klanten belangrijke financiële vragen correct en volledig beantwoorden en een nauwkeurige administratie bijhouden. Ze waren afhankelijk van hun vertegenwoordigers om deze informatie in een CRM in te voeren, wat tijdrovend was en geen 100% nauwkeurigheid kon garanderen. 

De oplossing

Sidd H, Sales Enablement Manager bij Crosscard, wist dat hun offerte- & contractproces verbeterd kon worden voor zowel hun vertegenwoordigers als toekomstige klanten. Het team bekeek verschillende oplossingen, waaronder HelloSign en DocuSign, maar uiteindelijk bleek de unieke combinatie van functies, integraties en prijs van PandaDoc de beste keuze te zijn.

Offertes en contracten werden in PandaDoc omgezet in sjablonen, zodat vertegenwoordigers deze documenten snel konden genereren. De elektronische handtekening en invulbare velden van PandaDoc zorgden ervoor dat klanten alle vragen veel sneller en in de juiste indeling moesten beantwoorden. Dankzij de integratie van PandaDoc met HubSpot kon het team van CrossCard belangrijke klantgegevens direct ophalen en ervoor zorgen dat documenten klopten en professioneel waren. 

Ze gingen nog een stap verder en maakten gebruik van de automatiseringsmogelijkheden van PandaDoc met Zapier en webhooks om ervoor te zorgen dat reacties van klanten in hun PandaDocs werden gesynchroniseerd met HubSpot CRM, wat hielp bij hun complianceverplichtingen. Zapier werd ook gebruikt om een back-up van alle documenten te maken, zodat het juridische team deze in Google Drive kon bekijken. 

De resultaten

Na de implementatie van PandaDoc kon het team van Crosscard de salesworkflow op meerdere vlakken verbeteren. Het genereren van contracten ging van 10 minuten naar minder dan een minuut. Voorheen duurde het 10 dagen voordat contracten werden voltooid. Nu worden contracten doorgaans binnen 2-5 dagen geretourneerd. Een ander voordeel is de synchronisatie van klantgegevens uit contracten terug naar HubSpot CRM. Daardoor hoeven vertegenwoordigers gegevens niet meer handmatig in te voeren, en dankzij de geautomatiseerde stroom van volledige en consistente gegevens wist Crosscard de hiaten in hun go-to-marketstrategie op te vullen. 

Toen hem werd gevraagd of PandaDoc een positieve ervaring is geweest, antwoordde Sidd:

“Elk jaar evalueren we onze tools om te bepalen of we ze moeten vervangen of niet. PandaDoc is de enige tool die we hebben behouden.”