Hoe Remofirst slimmer schaalde met geautomatiseerde contracten en realtime inzichten in deals

V: Met welke uitdagingen op het gebied van contractbeheer had je te maken vóór PandaDoc?

A: Wij zijn een bedrijf met een hoog volume waarbij er wekelijks veel contracten de deur uitgaan, en alles werd handmatig gedaan. Medewerkers moesten hun eigen MSA's en offertes opstellen. Dat was een tijdrovend proces dat tot inconsistenties leidde. Soms pasten ze de tekst aan zonder zich bewust te zijn van de compliance-risico's. Bovendien was het met ons oude systeem lastig om prijzen en kortingen voor meerdere markten bij te houden.

V: Waarom heb je voor PandaDoc gekozen in plaats van andere oplossingen?

A: We hebben een paar opties bekeken, waaronder HubSpot en Contractbook, maar PandaDoc was voor ons de meest logische keuze. Het was gebruiksvriendelijk, had goede automatiseringsfuncties en integreerde naadloos met HubSpot. We zochten iets dat ons handmatig werk uit handen zou nemen en ons zou helpen fouten te verminderen, en PandaDoc voldeed aan al onze eisen. 

V: Hoe heeft PandaDoc de manier waarop je team contracten beheert verbeterd? 

A: In plaats van dat verkopers tijd besteden aan het handmatig opstellen van contracten, openen ze een gestandaardiseerde sjabloon die ze binnen enkele minuten kunnen versturen. Alles wordt gesynchroniseerd met HubSpot, dus we hoeven ons geen zorgen te maken over het handmatig invoeren van klantinformatie of prijzen. Bovendien is het goedkeuringsproces geautomatiseerd, waardoor alles veel sneller verloopt. En nu we betere rapportages hebben, kunnen we trends in prijzen en kortingen echt zien in plaats van te gokken.

V: Welke meetbare resultaten heb je gezien sinds je PandaDoc gebruikt?

A: De grootste winst is de tijd die we besparen. Elke vertegenwoordiger kan 4-5 contracten per dag versturen zonder dat dit de hele planning in beslag neemt. Dat is een besparing van minstens één uur per persoon, per dag. We maken nu ook veel minder fouten omdat we gestandaardiseerde sjablonen gebruiken, waardoor we de juridische afdeling minder vaak hoeven in te schakelen. En het management heeft eindelijk een duidelijk overzicht van onze prijzen en kortingen, wat ons helpt om slimmere beslissingen te nemen.

V: Hoe zie je PandaDoc de groei van Remofirst in de toekomst ondersteunen?

A: Naarmate we blijven groeien, kan PandaDoc CPQ voor HubSpot enorm veel voor ons betekenen. Doordat we meer controle hebben over prijsgegevens en kortingen, kunnen we veel strategischer zijn in onze verkoopaanpak. PandaDoc maakt ons leven nu al makkelijker en ik zie dat alleen maar doorgaan naarmate we groeien. Voor elk bedrijf dat met grote volumes contracten werkt, is dit soort automatisering een absolute no-brainer.

PandaDoc heeft onze werkwijze op het gebied van contracten veranderd, niet alleen wat betreft efficiëntie, maar ook in de kwaliteit van de beslissingen die we kunnen nemen. We kunnen trends herkennen en onze strategie aanpassen op basis van wat de cijfers ons vertellen. Dat soort inzichten is onbetaalbaar voor een bedrijf dat draait op volumes zoals het onze.

Christopher Ginty

Direktor für Revenue Operations bei RemoFirst