Het lokale familiebedrijf dat technologiegericht werd

PRQ Exteriors is een in Colorado gevestigd bedrijf voor dakbedekking en buitenmuren dat in slechts drie jaar tijd bijna tien keer zo groot geworden is. Hoewel ze klein begonnen, besloot de eigenaar al in een vroeg stadium om flink te investeren in technologie en gespecialiseerd personeel, een ongebruikelijke stap in de branche voor ambachtelijke woningdiensten.

Vicepresident bedrijfsinnovatie Jake Knight leidt alle technologische activiteiten en is aangetrokken om deze visie te realiseren. Hun doel is ambitieus: 150 miljoen dollar omzet behalen. Daarvoor moeten overgenomen bedrijven geconsolideerd en interne processen gemechaniseerd worden.

De uitdaging: papierwerk dat niet schaalbaar was

De branche voor dakbedekking en ambachtelijke woningdiensten is relatief gecompliceerd. Aan het einde van de levenscyclus van de klantrelatie heeft een klant met negen of meer mensen van PRQ te maken gehad. Een uitstekende klantervaring is essentieel en daarom moet de klantreis gestructureerd worden met duidelijke trajecten en een vlekkeloze informatieoverdracht tussen teamleden.

Het is niet ongebruikelijk dat bedrijven in deze branche achterlopen op het gebied van technologie. Het oude systeem van PRQ bestond uit lukrake contracten en gescande documenten, wat een groot knelpunt werd voor hun groei.

• Geen consistentie: contracten lagen overal verspreid, wat het lastig maakte om te standaardiseren voor snelle schaalvergroting en fusies en overnames.

• Handmatige complexiteit: ze hadden een enkel document nodig dat in verschillende delen van het land gebruikt kon worden, wat onmogelijk was zonder voortdurend handmatig bewerken.

• Onduidelijke opvolging: ze konden documenten na ondertekening niet tracken of van naam wijzigen, waardoor de rapportage over kritieke verzekeringsclaims veel tijd in beslag nam.

PRQ had een enkele oplossing nodig waarmee alle vereiste documenten van het bedrijf beheerd en rechtstreeks vanuit hun centrale HubSpot CRM verstuurd konden worden.

De oplossing: de PandaDoc-integratie van HubSpot

De kern van de technologische upgrade van PRQ is de PandaDoc-integratie met HubSpot. Zo werken de twee platforms samen: dankzij PandaDoc kan PRQ een enkel contract gebruiken om tientallen belangrijke bedrijfsdocumenten te beheren. Ze sturen klantgegevens vanuit HubSpot rechtstreeks naar PandaDoc, dat vervolgens variabele velden gebruikt om alles in het contract aan te passen: van juridische variabelen voor meerdere staten tot complexe berekeningen voor dakafmetingen en prijscalculaties die worden gegenereerd door aangepaste code.

Dankzij de op deze manier gekoppelde platforms werd deze integratie de dagelijkse workflow die het volledige overdrachtsproces van PRQ soepel laat verlopen.

Hoe vijf teams PandaDoc door het hele bedrijf gebruiken

Het platform beperkt zich niet tot sales, maar raakt bijna elk onderdeel van het bedrijf en zorgt voor consistentie bij het integreren van overgenomen bedrijven:

• De buitendienst beheert klantcontracten en stapt actief over van hun oude oplossing voor elektronische handtekeningen (via de acquisitie-app SalesRabbit) naar volledige integratie met PandaDoc.

• De binnendienst gebruikt PandaDoc uitsluitend voor het ondertekenen en sluiten van alle contracten via Zoom.

• Accountmanagers automatiseren documenten voor het hele verzekeringsclaimproces, inclusief het opstellen van een uitgebreid preproductiedraaiboek waarvoor input en handtekeningen van klanten nodig zijn.

• Productie gebruikt sjablonen en tabellen om snel essentiële documenten zoals materiaalbestelformulieren en wijzigingsopdrachten te genereren, ook in grote aantallen.

• HR en M&A gebruikt het platform om het opstellen van vertrouwelijke documenten te stroomlijnen, waaronder het versturen van aanbiedingsbrieven voor werving en intentieverklaringen voor strategische bedrijfsovernames.

De resultaten: tijdsbesparingen en een duidelijke route naar $ 150 mln

De beslissing om documenten te consolideren en te automatiseren was een vereiste voor hun agressieve groeistrategie. Door het handmatig ophalen van sjablonen, vinden van handtekeningen en hernoemen van bestanden te elimineren, bespaarde PRQ talloze uren die ze nu kunnen besteden aan de overname en integratie van nieuwe bedrijfsonderdelen.

• Jaarlijkse tijdsbesparing: PRQ Exteriors bespaarde jaarlijks meer dan 312 uur aan handmatig voorbereiden van documenten, verzamelen van handtekeningen en hernoemen van bestanden gedurende de levenscyclus van de klant.

• Operationele consolidatie: ze hebben belangrijke zakelijke documenten geconsolideerd, zodat elk contract accuraat is en voldoet aan de voorschriften van verschillende staten.

• M&A-gereedheid: PandaDoc ondersteunt nu cruciale M&A-documenten en de dagelijkse wijzigingsopdrachten van hun bedrijfsovernames, waardoor elk onderdeel van het bedrijf een methode heeft voor ondertekening.

Het succes van de technologiegerichte aanpak heeft PRQ een enorm concurrentievoordeel gegeven in hun branche. Door hun processen te automatiseren en in technologie te investeren, is PRQ Exteriors nu goed gepositioneerd om te blijven groeien met behulp van de juiste technologie. 

“We kunnen ons doel van 150 miljoen dollar niet bereiken als onze technologie niet vlekkeloos werkt. Met PandaDoc kunnen we een complex contract voor meerdere staten naadloos versturen met alle juiste juridische variabelen en prijzen. Het maakt een einde aan de oude chaos. We krijgen schone, betrouwbare gegevens terug waar we over kunnen rapporteren en dat is vereist om te kunnen opschalen.” —Jake Knight, vicepresident bedrijfsinnovatie van PRQ Exteriors