Consensus a amélioré ses taux de clôture et réduit de moitié le temps de création de ses propositions

Le défi à relever

Le processus de création des propositions mis en place par Consensus était incohérent, chronophage et créait des goulets d’étranglement pour son équipe de vente, ce qui allongeait les cycles de vente et limitait l’impact de la marque. De multiples supports de communication étaient souvent fournis aux clients sous des formes diverses, ce qui les plongeait dans la confusion la plus complète. Les décideurs ne pouvaient donc pas clairement percevoir la valeur ajoutée de Consensus.

La solution retenue

Après avoir utilisé l’intégration HubSpot et PandaDoc pendant un trimestre pour la création et l‘envoi de propositions, Consensus a amélioré son taux de clôture et réduit de 50 % le temps de création de ces documents. Générés dans PandaDoc à l’image de la marque, ils sont également plus fréquemment consultés, par près de 84 % des prospects désormais.

S’attaquer aux goulets d’étranglement et aux incohérences

Consensus, leader du marché des logiciels d’automatisation des démonstrations, s’attaque aux processus problématiques et chronophages qui entravent trop souvent l’établissement des propositions commerciales dans le secteur de l’édition de logiciels. En combinant vidéo, interaction avec le produit et automatisation, l’entreprise simplifie plus que jamais le processus d’achat, permet de concrétiser plus rapidement 30 % des ventes et de multiplier souvent par deux les taux de clôture.

Taylor Jeffrey, Directeur des ventes chez Consensus, reconnaissait que le processus de création des propositions commerciales impactait négativement les cycles de vente et l’image de la marque. Rex Galbraith, Chief Revenue Officer chez Consensus, exprimait également sa préoccupation concernant la préservation de la cohérence de la marque dans ces propositions. Il était important de proposer aux prospects une expérience unifiée afin de consolider l’image de l’entreprise et de garantir le caractère professionnel et homogène des communications.

Voici en quoi consistait ce processus avant l’adoption de PandaDoc :

• L’équipe de vente établissait la proposition initiale.
• Le responsable des ventes examinait la proposition afin de s’assurer que les tarifs étaient corrects.
• Les commerciaux ajoutaient des supports de communication complémentaires, tels que des études de cas ou des cas d’utilisation, à transmettre par e-mail au prospect.
• L’équipe commerciale téléchargeait la proposition à signer par l’intermédiaire de DocuSign.
• Les commerciaux envoyaient un e-mail aux prospects accompagné de fichiers PDF et de présentations.

En raison du volume de propositions envoyées, le responsable des ventes faisait souvent confiance à l’équipe commerciale pour veiller à ce qu’aucune erreur ne soit commise.

« L’équipe en place [chez Consensus] est déjà très compétente, mais si nous souhaitons évoluer, il ne suffit pas d’être optimiste. Je lui fais confiance pour écrire des propositions de qualité et pour transmettre toutes les informations pertinentes, mais, en tant que responsable des ventes, il me faut vérifier que tout est fait comme il convient. »

Le temps passé par l’équipe des ventes à rassembler les supports de communication, tels que les études de cas et les cas d’utilisation, avait également une incidence négative sur le cycle de vente. Ce retard constituait non seulement un problème logistique, mais également une préoccupation sur le plan stratégique. Il ralentissait la négociation avec les parties prenantes qui ne percevaient jamais globalement la valeur ajoutée de Consensus.

« L’un des pires cauchemars des équipes de vente est de rencontrer le client idéal, de lui envoyer une proposition, et que celui-ci la transmette à un directeur financier ou à un directeur des recettes qui n’ont jamais entendu parler de vous. Ceux-ci se contentent d’évaluer le coût sans prendre en considération le contexte ni la valeur ajoutée. »

Lorsque Consensus a compris combien ces dysfonctionnements s’opposaient à sa croissance, l’entreprise a recherché une solution performante afin de repenser son processus de création de propositions.

Accélérer le cycle des transactions

Consensus s’appuie sur HubSpot et sa plateforme de gestion de la relation client (CRM), régulièrement utilisée par les commerciaux pour faire progresser les transactions dans le pipeline. Il était important que les propositions soient originellement créées dans HubSpot pour véritablement accélérer le cycle des transactions et libérer du temps pour les commerciaux.

Jacob Landi, Directeur des ventes et Rev Ops a piloté la mise en place de PandaDoc. Les commerciaux peuvent désormais générer des propositions visuellement attrayantes, précises et cohérentes en quelques minutes, directement à partir de HubSpot. La fonctionnalité de bibliothèque de contenus de PandaDoc leur permet d’ajouter facilement des études de cas et des cas d’utilisation directement à leurs propositions afin de s’assurer que les parties prenantes comprennent mieux la valeur ajoutée de Consensus.

« Dès qu’ils accèdent à la page de création d’une transaction dans HubSpot, les commerciaux peuvent cliquer sur l’extension PandaDoc et ouvrir un nouveau document. Ils ont la possibilité de le cloner et de l’envoyer sans quitter HubSpot. Cette intégration est essentielle, car les commerciaux sont habitués à cet environnement de travail. Ils doivent être en mesure d’y travailler sans avoir à se connecter à un outil tiers ni à interagir avec lui. » — Taylor Jeffery, Directeur des ventes chez Consensus

Une salle réservée à l’équipe commerciale pour chaque transaction

Le fournisseur de services de Consensus ayant fait évoluer son offre en matière de salles de gestion des transactions, l’entreprise avait besoin d’une solution comparable. Elle utilisait déjà PandaDoc afin de rationaliser les flux de travail relatifs à la création de propositions. Elle a donc adopté les salles virtuelles de gestion des transactions et met en place cette nouvelle fonctionnalité en interne à partir d’une seule et même plateforme de gestion du cycle de vie des transactions, ce qui limite les perturbations des flux de travail existants.

Grâce aux salles virtuelles de gestion des transactions, Consensus peut désormais créer des environnements numériques et impliquer de multiples parties prenantes simultanément. Chacune d’elles peut accéder aux supports de vente pertinents et aux étapes suivantes dans un espace accessible en ligne et sécurisé.

« Nous avons tout simplement cessé de nous intéresser aux offres concurrentes et avons reconstruit l’environnement dont nous disposions par le passé au sein des salles PandaDoc. »

Taux de clôture améliorés, temps de création des propositions divisé par deux

Suite à la mise en place de PandaDoc, Consensus a constaté de multiples améliorations en l’espace d’un seul trimestre : progression sensible des ventes, réduction de 50 % du temps de création des propositions et taux de consultation des propositions de 84 % (preuve d’un engagement supérieur).

Grâce aux fonctionnalités des modèles et à la bibliothèque de contenus proposées par PandaDoc, Consensus peut désormais mieux communiquer autour de sa valeur ajoutée lorsque des parties prenantes décisionnaires sont impliquées dans le cycle des transactions. L’entreprise est ainsi en mesure de conclure plus de ventes et préserver la cohérence de sa marque au travers de chaque proposition transmise.

PandaDoc aide Consensus à conclure ses ventes

PandaDoc a aidé Consensus à améliorer la gestion de ses propositions commerciales, à accélérer leur transmission aux prospects et à supprimer les goulets d’étranglement. Cela s’est traduit par un plus grand nombre de ventes et un engagement supérieur des clients potentiels. Désormais, la marque et la valeur ajoutée de Consensus constituent des éléments majeurs du dialogue avec ses prospects.

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