Poll Everywhere simplifie les renouvellements avec PandaDoc

Aux prises avec les cauchemars liés aux renouvellements manuels 

Poll Everywhere aide les intervenants à dynamiser leur présentation grâce à des sondages en direct, des sessions de questions-réponses et des mots-clés. Les professeurs, les dirigeants d’entreprise et les animateurs d’événements ne jurent que par cet outil. Mais en interne ? Leur processus de gestion des documents avait besoin d’une mise à niveau majeure.

Avant PandaDoc, de nombreux clients dont le contrat était renouvelé ne recevaient pas de contrat officiel pour ce renouvellement, mais simplement un devis QuickBooks envoyé par e-mail, ce qui rendait le traitement des dossiers irrégulier et laissait trop de place aux erreurs.

Chase King, responsable des opérations de réussite client, et son équipe croulaient sous la charge de travail manuel. Ils devaient souvent courir après les bons de commande, assurer le suivi manuel des factures et subir d’interminables échanges par e-mail. C’était lent, frustrant et beaucoup trop chronophage.

« Notre processus de renouvellement était digne du Far West », a déclaré Chase. « Aucun accord officiel, aucune automatisation, juste des devis QuickBooks envoyés par e-mail. Aucun document juridique, aucune condition d’utilisation, et surtout aucun moyen simple d’assurer le suivi. Avec plus de 500 clients, ce n’était pas tenable. »

Du chaos à la clarté

Avant que Poll Everywhere ne fasse appel à un fournisseur de premier plan tel que PandaDoc, l’entreprise devait être convaincue qu’il s’agissait du bon choix. C’est là qu’est intervenu Jeffrey Beaver, responsable de la conformité et de la sécurité.

« Pour nous, le choix d’un fournisseur ne se résume pas à une simple question de fonctionnalités. Nous avons besoin de données concrètes pour justifier cet investissement », a expliqué Jeffrey. « Les collaborateurs doivent élaborer un document fondé sur des données (DDD) et le présenter à la hiérarchie afin de démontrer que le produit est nécessaire, qu’il constitue la meilleure option pour répondre à nos besoins et qu’il respecte notre budget. »

Quelles étaient les exigences essentielles de Poll Everywhere ?

• Meilleure expérience utilisateur : simple, intuitive et facile à déployer au sein des équipes

• Fonctionnalité tout-en-un : une bibliothèque de documents, un outil de signature et un espace de travail réunis

• Fonctionnalités indispensables : garantir la conformité, l’automatisation et la facilité d’utilisation dans tous les services

• Intégration avec les outils existants : connexion des processus de contrats avec QuickBooks pour automatiser la facturation et éliminer la saisie manuelle des données

« PandaDoc a coché toutes les cases. Mais ce qui nous a vraiment convaincus, c’est la façon dont il s’est intégré en toute simplicité à notre flux de travail. Ce n’était pas juste un outil de plus. C’est devenu un élément essentiel de notre activité. » — Jeffrey Beaver, responsable de la conformité et de la sécurité chez Poll Everywhere

Transformer le processus de renouvellement grâce à PandaDoc 

Dans le cadre de son évaluation des fournisseurs, Poll Everywhere a étudié Dropbox Sign et Breadwinner, mais c’est PandaDoc qui s’est clairement imposé comme le grand gagnant. La sécurité, la conformité et les intégrations avec Salesforce et QuickBooks constituaient des critères essentiels à la réussite, et PandaDoc répondait à tous ces critères.

Avec PandaDoc, tout a changé. Voici ce qui s’est considérablement amélioré :

• Désormais, les clients signent un contrat officiel établi avec PandaDoc, au lieu de se contenter d’un devis établi dans QuickBooks.

• Dès qu’un client signe un contrat, un devis QuickBooks est automatiquement généré et envoyé pour validation.

• Plus besoin d’attendre les bons de commande : la signature des documents déclenche désormais le processus de renouvellement.

• Les responsables des ventes et de la réussite client ne perdent plus de temps à assurer le suivi des factures, et les chaînes d’e-mails ont considérablement diminué.

« Avant, les renouvellements s’éternisaient pendant des mois. Aujourd’hui, c’est le jour et la nuit », a déclaré Chase. « Auparavant, nous avions entre 30 et 40 renouvellements en retard à la fois ; aujourd’hui, ce chiffre est inférieur à 15. Les clients signent leurs contrats 30 à 60 jours avant la date d’échéance, garantissant ainsi une gestion sans heurts. »

Trouver de la valeur au-delà des renouvellements

Ce qui n’était au départ qu’une simple solution destinée à optimiser leur processus de renouvellement s’est rapidement transformé en une adoption à grande échelle de PandaDoc au sein de l’ensemble de l’organisation. L’équipe commerciale utilise désormais PandaDoc pour gérer les contrats et suivre l’état d’avancement des dossiers en toute simplicité, ce qui garantit des transferts plus fluides et des clôtures plus rapides. Les équipes financières et de conformité s’appuient désormais sur la plateforme pour stocker et gérer en toute sécurité les contrats stratégiques, ce qui leur apporte une tranquillité d’esprit et un accès aisé en cas de besoin. De plus, les cadres dirigeants apprécient la transparence et l’efficacité que cette solution apporte. L’époque du chaos lié aux renouvellements est révolue, remplacée par un système rationalisé qui accompagne chaque étape du cycle de vie du client.

Concrétiser un impact mesurable

Depuis qu’elle a adopté PandaDoc, Poll Everywhere a enregistré des résultats exceptionnels :

• Renouvellements 33 à 66 % plus rapides : le processus prend désormais 30 à 60 jours, contre 90 avant PandaDoc. 

• 50 % de contrats en retard en moins : leur nombre est passé de 40 avant l’utilisation de PandaDoc à moins de 15.

• Zéro tâche superflue : fini les relances interminables et les e-mails envoyés manuellement.

Pour Poll Everywhere, PandaDoc n’est pas seulement un outil de plus, il est devenu essentiel à leur activité. 

PandaDoc a complètement transformé notre façon de gérer les renouvellements. Ce n’est plus simplement un « petit plus » agréable, mais un outil absolument indispensable.

Chase King

Responsable des opérations Succès client chez Poll Everywhere