Comment Remofirst a su se développer de manière plus intelligente grâce à l’automatisation des contrats et à des informations en temps réel sur les transactions

Q : Quels étaient les défis auxquels vous étiez confrontés en matière de gestion des contrats avant PandaDoc ?

R : Notre activité repose sur des volumes importants, avec de nombreux contrats à traiter chaque semaine, et tout était effectué manuellement. Les commerciaux devaient rédiger eux-mêmes leurs accords de services (MSA) et leurs devis, ce qui prenait une éternité et entraînait des incohérences. Il leur arrivait parfois de modifier la formulation sans se rendre compte des risques en matière de conformité. De plus, il était difficile, avec notre ancien système, d’assurer le suivi des tarifs et des remises sur plusieurs marchés.

Q : Pourquoi avez-vous choisi PandaDoc plutôt que d'autres solutions ?

R : Nous avons examiné plusieurs solutions, notamment HubSpot et Contractbook, mais c’est PandaDoc qui nous a semblé le plus adapté. Cette solution était facile à utiliser, offrait des fonctionnalités d’automatisation performantes et s’intégrait parfaitement à HubSpot. Nous recherchions un outil capable de nous décharger des tâches manuelles et de nous aider à réduire les erreurs, et PandaDoc répondait à tous nos critères. 

Q : En quoi PandaDoc a-t-il amélioré la gestion des contrats au sein de votre équipe ? 

R : Au lieu que les commerciaux perdent du temps à créer manuellement des contrats, ils utilisent simplement un modèle standardisé et l’envoient en quelques minutes. Tout est synchronisé avec HubSpot, nous n’avons donc pas à nous soucier de saisir manuellement les informations client ou la tarification. De plus, le processus d’approbation est automatisé, ce qui accélère considérablement les choses. Et maintenant que nous disposons de meilleurs outils de reporting, nous pouvons réellement observer les tendances en matière de tarification et de remises au lieu de faire des suppositions.

Q : Quels avantages mesurables avez-vous constatés depuis la mise en œuvre de PandaDoc ?

R : Le principal avantage, c’est le gain de temps. Chaque commercial peut envoyer 4 à 5 contrats par jour sans que cela ne monopolise toute sa journée. Cela représente au moins une heure de gain par personne et par jour. Nous commettons également beaucoup moins d’erreurs depuis que nous utilisons des modèles standardisés, ce qui nous évite de devoir faire appel aussi souvent au service juridique. Et la direction dispose enfin d’une vision claire de nos tarifs et de nos remises, ce qui nous aide à prendre des décisions plus éclairées.

Q : En nous tournant vers l'avenir, comment voyez-vous PandaDoc soutenir la croissance de Remofirst ?

R : À mesure que nous continuons à nous développer, PandaDoc CPQ pour HubSpot pourrait s’avérer d’une importance capitale pour nous. Disposer d’un meilleur contrôle sur les données tarifaires et les remises nous permet d’adopter une approche commerciale bien plus stratégique. PandaDoc nous facilite déjà la vie, et je ne peux que m’attendre à ce que cela se poursuive à mesure que nous nous développons. Pour toute entreprise gérant un volume élevé de contrats, ce type d’automatisation s’impose comme une évidence.

PandaDoc a changé notre gestion des contrats, non seulement en termes d’efficacité, mais aussi en termes de qualité des décisions que nous sommes en mesure de prendre. Nous pouvons désormais identifier les tendances et ajuster notre stratégie en fonction des données chiffrées. Ce type de visibilité est inestimable pour une entreprise axée sur le volume comme la nôtre.

Christopher Ginty

Directeur des opérations financières chez RemoFirst