Luigi's Box bespaart 30 uur per maand met de functies van PandaDoc

De uitdaging

Luigi's Box, een groeiende startup die kampte met problemen op het gebied van contractbeheer. Het bedrijf gebruikte alleen de basisfunctionaliteit van PandaDoc: ze gebruikten eenvoudige sjablonen, voegden ondertekenaars toe en verstuurden documenten. Ze worstelden met hun goedkeuringsproces voor voorstellen: het kostte 3-4 uur per dag om voorstellen te beoordelen voordat sales ze naar prospects kon sturen. Dat zette het team ertoe aan om de mogelijkheden van PandaDoc verder te onderzoeken.

De oplossing

Natália Gažiová, Sales Operations Specialist bij Luigi's Box, nam het voortouw om het gebruik van PandaDoc te vernieuwen. Door functies als Sjablonen, Slimme content, Contentvergrendeling en PandaDoc CPQ voor HubSpot te verkennen en te implementeren, kon het team de verkoopprocessen automatiseren en stroomlijnen. Dit leidde tot aanzienlijke tijdsbesparingen en minder knelpunten om voorstellen tijdig bij prospects te krijgen.

Het potentieel van PandaDoc maximaliseren

Luigi’s Box werkt voornamelijk met webshops om hun bereik te vergroten en biedt een set tools voor e-commerce (zoeken, statistieken, aanbevelingen en productvermeldingen) die helpt de verkoop te verhogen door bezoekers de best mogelijke winkelervaring te bieden. Toen Natália bij Luigi's Box kwam werken, was het gebruik van PandaDoc door het bedrijf beperkt tot basissjablonen zonder speciale functionaliteit.

Deze aanpak benutte niet volledig de robuuste functies die PandaDoc biedt, wat een gemiste kans was om de efficiëntie te verbeteren. Natália zag dit in en richtte zich snel op het uitbreiden van hun gebruik van het platform.

Dankzij haar inspanningen begon Luigi's Box PandaDoc-functies te gebruiken die de efficiëntie van het verkoopteam verder verbeterden:

• Natália zorgde ervoor dat er uitgebreide documentsjablonen werden gemaakt in verschillende categorieën, waardoor het team verschillende sjablonen kon gebruiken die waren afgestemd op verschillende talen en soorten belanghebbenden, waaronder klanten en partners.

• Luigi's Box schakelde de PandaDoc HubSpot-integratie in, zodat vertegenwoordigers direct vanuit HubSpot voorstellen kunnen maken en verzenden. Deze aanpak zorgde er ook voor dat elke actie die in PandaDoc plaatsvond (zoals het ondertekenen van een contract door de prospect) teruggekoppeld werd naar HubSpot en de opportunity zelfs werd gewijzigd in gesloten/gewonnen.

• Het team begon Slimme content te gebruiken, waarmee salesmedewerkers snel voorstellen kunnen aanpassen op basis van opties zoals maandelijkse, jaarlijkse of driemaandelijkse verkooppakketten direct in de documenten.

Prijzen standaardiseren met PandaDoc CPQ voor HubSpot

Natália heeft goede vooruitgang geboekt om ervoor te zorgen dat Luigi's Box PandaDoc optimaal benut, maar er bleef één uitdaging bestaan: de noodzaak voor handmatige goedkeuring van contracten vanwege prijsafwegingen.

Omdat ze al ervaring had met PandaDoc, zag Natália de potentie ervan om hun problemen op te lossen. Ze werkte nauw samen met ons productteam om de mogelijkheden van de HubSpot-functies voor Configure, Price, Quote (CPQ) van PandaDoc te onderzoeken, met als doel verkoopmedewerkers flexibele prijsstructuren te bieden die voldeden aan de bedrijfsrichtlijnen zonder dat dit ten koste ging van de nauwkeurigheid.

Door de CPQ-functionaliteiten van PandaDoc te integreren in de bestaande workflows, kon Luigi's Box prijsberekeningen automatiseren en regels afdwingen die direct gekoppeld zijn aan productopties, kortingen en aanpassingen. Dit vereenvoudigde niet alleen het proces voor het opstellen van voorstellen, maar bood salesvertegenwoordigers ook een begeleide ervaring om de juiste prijzen te selecteren op basis van vooraf gedefinieerde parameters.

Als gevolg hiervan nam de behoefte aan goedkeuring door een manager voor elk voorstel aanzienlijk af, waarbij kwaliteitsborgingsmaatregelen in de prijsstrategie zelf waren ingebouwd.

"PandaDoc CPQ voor HubSpot heeft ons salesproces bij Luigi's Box echt getransformeerd. Voorheen liepen we voortdurend vertraging op door handmatige goedkeuringen en ingewikkelde tariefstructuren. Dankzij de automatisering van prijsberekeningen en de mogelijkheid om ons aan onze bedrijfsrichtlijnen te houden, kan ons salesteam nu ongekend efficiënt werken. De begeleide ervaring zorgt ervoor dat we altijd nauwkeurige offertes verstrekken, waardoor knelpunten aanzienlijk worden verminderd en onze algehele productiviteit wordt verhoogd. Ik kan me niet voorstellen dat we teruggaan naar onze vorige methode; dit is een enorme vooruitgang voor ons!" - Natália Gažiová, Sales Operations Specialist bij Luigi's Box

PandaDoc optimaal benutten

Luigi's Box had regelmatig geplande gesprekken en kreeg hulp van het productteam van PandaDoc om PandaDoc CPQ voor HubSpot te implementeren, waarbij ze werden ondersteund met gedetailleerde documentatie en videobronnen, zodat ze de functies succesvol konden implementeren en gebruiken.

Luigi's Box zag duidelijke verbeteringen toen ze optimaal gebruikmaakten van de functies van PandaDoc. Voorstellen worden nu rechtstreeks gemaakt vanuit hun HubSpot CRM, waarbij salesmedewerkers met vooraf gedefinieerde opties zelfstandig contracten kunnen maken, waardoor salesleiders niet meer voortdurend betrokken hoeven te zijn.

Uren per maand besparen bij het maken van voorstellen

Doordat het team alle functies van PandaDoc volledig ging benutten, werden processen efficiënter en bespaarde het salesteam wekelijks meerdere werkuren. Met PandaDoc CPQ voor HubSpot hoeven managers niet langer uren te besteden aan het beoordelen van voorstellen voordat ze naar prospects kunnen worden verzonden. Volgens Natália is de algehele ervaring met PandaDoc geweldig geweest. Hun salesmedewerkers kunnen zich nu richten op het verkopen van oplossingen, in plaats van uren te besteden aan het opstellen van voorstellen.

Klaar om documentworkflows binnen je teams te stroomlijnen? Boek een demo.

Ik kan niet bijna niet in woorden uitdrukken welke verandering PandaDoc voor ons salesteam teweeg heeft gebracht. Voordat we alle functies volledig benutten, belemmerde ons voorstelproces de efficiëntie van het verkoopteam. Met de mogelijkheden van PandaDoc binnen handbereik hebben we handmatige taken geautomatiseerd die voorheen onze resources opslokten. Ik ben echt dol op PandaDoc, niet alleen omdat onze efficiëntie is verbeterd, maar ook omdat we nu onze groeidoelstellingen behalen.

Natália Gažiová

Sales Operations Specialist at Luigi’s Box