La petite entreprise familiale qui a misé sur la technologie

PRQ Exteriors est une entreprise spécialisée dans la couverture et les travaux extérieurs, implantée dans le Colorado, dont le chiffre d’affaires a été multiplié par près de dix en seulement trois ans. Bien qu’elle ait démarré modestement, son propriétaire s’est très tôt engagé à investir massivement dans la technologie et le recrutement de spécialistes, une décision audacieuse dans le secteur des services à domicile, traditionnellement réservé aux métiers manuels.

Jake Knight, vice-président chargé de l’innovation commerciale, dirige l’ensemble des opérations technologiques et a été recruté pour concrétiser cette vision. Leur objectif est ambitieux : atteindre 150 millions de dollars de chiffre d’affaires Pour y parvenir, il est nécessaire de consolider les sociétés rachetées et d’automatiser leurs processus internes.

Le défi : une charge administrative trop lourde pour s’adapter à la croissance

Dans le secteur des services de toiture et de rénovation, les intervenants sont nombreux. À la fin du parcours client, celui-ci aura été en contact avec au moins neuf collaborateurs chez PRQ. Il est donc crucial de garantir une expérience client irréprochable ; il est donc essentiel d’organiser le parcours client selon des étapes bien définies et d’assurer un transfert d’informations fluide entre les membres de l’équipe.

Il n’est pas rare que les entreprises de services aux particuliers accusent un retard technologique. Chez PRQ, l’ancien système reposait sur des contrats disparates et des documents numérisés, ce qui constituait un frein majeur à la croissance.

• Zéro cohérence : les contrats étaient très disparates, ce qui rendait difficile leur harmonisation en vue d’une expansion rapide et des opérations de fusion-acquisition.

• Complexité liée au traitement manuel : ils avaient besoin d’un document unique valable sur plusieurs marchés régionaux, ce qui était impossible sans modifications manuelles constantes.

• Suivi chaotique : il leur était difficile de retrouver ou de renommer les documents une fois signés, ce qui transformait le traitement des déclarations de sinistres critiques en une tâche fastidieuse.

PRQ avait besoin d’une solution capable de gérer l’ensemble des documents nécessaires à l’entreprise, tous transmis directement via son HubSpot CRM central.

La solution : l’intégration PandaDoc de HubSpot

L’intégration de HubSpot et PandaDoc est au cœur de la mise à niveau technologique de PRQ. Voici comment ces deux plateformes travaillent ensemble : PandaDoc permet à PRQ d’utiliser un seul contrat pour gérer des dizaines de documents commerciaux essentiels. Les données clients sont transférées directement depuis HubSpot vers PandaDoc, qui utilise ensuite des champs variables pour personnaliser l’intégralité du contrat, qu’il s’agisse de variables juridiques propres à chaque État ou de calculs complexes relatifs aux dimensions des toitures et à la tarification, générés par un code personnalisé.

Les deux plateformes étant ainsi reliées, cette intégration est devenue le flux de travail quotidien qui a permis d’assurer la fluidité de l’ensemble du processus de transfert de PRQ.

Comment cinq équipes utilisent PandaDoc au sein de l’entreprise

La plateforme ne se limite pas au service commercial : elle touche pratiquement tous les secteurs de l’entreprise, garantissant ainsi une cohérence lors de l’intégration des sociétés rachetées :

• L’équipe commerciale sur le terrain gère les contrats clients et est en train de passer progressivement de son ancienne solution de signature électronique (via l’application de démarchage SalesRabbit) à une intégration complète avec PandaDoc.

• L’équipe commerciale interne utilise exclusivement PandaDoc pour toutes les procédures de signature et de conclusion de contrats via Zoom.

• Les chargés de compte automatisent les documents pour l’ensemble du processus de traitement des sinistres, notamment en élaborant un guide détaillé de pré-production qui nécessite la participation et les signatures des clients.

• La production utilise des modèles et des tableaux pour générer rapidement des documents essentiels, tels que des bons de commande de matériel et des ordres de modification, ce qui permet de répondre à des besoins de grande envergure.

• Le service des ressources humaines et celui des fusions-acquisitions utilisent cette plateforme pour rationaliser la création de documents confidentiels, notamment l’envoi de propositions d’embauche dans le cadre du recrutement et de lettres d’intention en vue d’acquisitions stratégiques d’entreprises.

Résultats : des heures gagnées et des perspectives favorables pour atteindre les 150 millions de dollars

La décision de regrouper et d’automatiser les documents était une condition indispensable à leur stratégie de croissance ambitieuse. En supprimant les tâches manuelles consistant à extraire des modèles, à rechercher des signatures et à renommer des fichiers, PRQ a économisé un nombre incalculable d’heures qu’elle peut désormais consacrer à l’acquisition et à l’intégration de nouvelles entités commerciales.

• Gain de temps annuel : PRQ Exteriors a économisé plus de 312 heures par an en tâches manuelles de préparation de documents, de collecte de signatures et de renommage de fichiers tout au long du cycle de vie du client.

• Consolidation opérationnelle : ils ont réussi à harmoniser les documents relatifs à leurs activités principales, garantissant ainsi l’exactitude et la conformité de chaque contrat dans plusieurs États.

• Préparation aux fusions-acquisitions : PandaDoc gère désormais les documents essentiels liés aux fusions-acquisitions et prend en charge les ordres de modification quotidiens liés aux acquisitions de sociétés, garantissant ainsi que chaque service de l’entreprise dispose d’une méthodologie de signature.

Le succès de l’approche axée sur la technologie adoptée par PRQ lui a conféré un avantage concurrentiel considérable dans le secteur des services à domicile. Grâce à l’automatisation de ses processus et à ses investissements dans la technologie, PRQ Exteriors est désormais en mesure de poursuivre sa croissance en s’appuyant sur les technologies les plus adaptées. 

« Nous ne pouvons pas atteindre notre objectif de 150 millions de dollars sans une technologie irréprochable. PandaDoc nous permet de traiter des contrats complexes couvrant plusieurs États et de les conclure en toute fluidité, en intégrant toutes les variables juridiques et tarifaires appropriées. Cela met fin au chaos d’autrefois. Nous disposons désormais de données claires et fiables sur lesquelles nous pouvons réellement nous appuyer pour établir nos rapports, et c’est une condition sine qua non pour notre développement. » — Jake Knight, vice-président chargé de l’innovation commerciale chez PRQ Exteriors