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AUDIT TRAIL (PISTE D’AUDIT)
Suivez les modifications des documents grâce à un audit trail et un historique
Chaque document a une histoire. Gardez un œil sur les modifications faites par les utilisateurs et les événements clés grâce à des outils de suivi en temps réel garantissant le respect des normes en vigueur.
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Qu'est-ce qu'un audit trail ?
Un audit trail, ou piste d’audit en français, est un historique détaillé des actions effectuées sur un document, de sa création à son achèvement.
Les journaux d’audit contiennent des horodatages, l’identification des utilisateurs et un enregistrement détaillé des activités effectuées sur le document. Cela peut inclure l’accès au document, l’ajout ou la suppression de texte, la signature électronique et d’autres actions.
Les données d’audit peuvent aussi être segmentées en plusieurs composants, comme un journal d’accès aux données ou un historique des versions enregistrant les modifications spécifiques d’un utilisateur. Cette subdivision de l’activité des utilisateurs peut être utile lors d’audits internes ou pour répondre à certaines exigences réglementaires.
Chez PandaDoc, les pistes d’audit fournissent également un suivi détaillé des changements de statut d’un document. Ces informations permettent de mieux comprendre où se situe le document dans le processus et quelles actions sont nécessaires pour le finaliser.
Découvrez l’histoire qui se cache dans votre document
Découvrez comment les collaborateurs utilisent les documents
Utilisez l’historique de l’audit trail pour vérifier les modifications, suggestions et problèmes non résolus avant la signature électronique.
Restez en conformité avec les réglementations
Validez l’accès des utilisateurs aux informations sensibles tout en respectant les meilleures pratiques en matière de protection des données.
Gérez les flux de travail des documents avec précision
Suivez les actions des destinataires
Vous voulez savoir ce qu’il se passe après l’envoi de votre document ?
Avec PandaDoc, vous pouvez voir précisément comment les destinataires interagissent avec vos documents et quelle suite d’événements permet l’avancée du processus de signature.
Si le processus est bloqué, les informations de la piste d’audit peuvent vous aider à faire une relance au bon moment afin de finaliser une transaction.
Renforcez la sécurité des données
Les pistes d’audit consolidées et les enregistrements électroniques sont un excellent moyen de protéger vos données sensibles.
Les pistes d’audit de PandaDoc fonctionnent comme une caméra de surveillance pour vos documents, vous permettant de toujours savoir qui y a accédé ou qui les a modifiés.
Associez ces informations à des contrôles internes pour restreindre l’accès ou limiter les fonctionnalités des documents pour les utilisateurs non autorisés.
Respectez les réglementations du secteur
Dites adieu aux tracas liés à la mise en conformité.
Les données fournies par une piste d’audit facilitent l’alignement avec les normes strictes de certains secteurs, y compris dans des domaines sensibles comme la santé et la finance.
Chaque document dispose d’un historique détaillé de toutes les activités, ce qui permet d’être toujours prêt pour les audits externes et les contrôles réglementaires.
Optimisez les flux de travail documentaires
Rendez votre processus de traitement des documents plus fluide et plus rapide en identifiant les points de blocage.
Au fur et à mesure que les documents avancent dans le processus, utilisez les données de l’audit trail pour repérer les obstacles et accélérer le processus.
Simplifiez les approbations, optimisez l’acheminement et identifiez des opportunités d’automatisation, sans compromettre le contrôle d’accès ni la sécurité des informations.
PandaDoc est idéal pour créer des modèles de propositions dynamiques. De nouveaux documents peuvent être créés directement à partir de ces modèles, rendant leur personnalisation simple et efficace.
Eric Pratt
Manager Partner Revenue River
Les domaines où l’audit trail est crucial
Propositions commerciales
Même si les propositions commerciales visent à faire bonne impression, il peut être difficile de savoir quand et comment relancer les clients.
Grâce aux pistes d’audit, vous pouvez voir qui a consulté votre proposition, quand elle a été vue et quelles sections ont suscité le plus d’intérêt.
Utilisez ces informations pour personnaliser votre relance, répondre aux points de friction spécifiques et augmenter vos chances de conclure la vente.
Qui utilise les pistes d’audit ?
Sales
Équipes commerciales
Pour les équipes commerciales, le timing est essentiel.
Les pistes d’audit améliorent la rétention et accélèrent les transactions en indiquant aux équipes le moment idéal pour relancer les prospects.
Voyez qui a consulté vos documents commerciaux et ce qui les intéresse afin de personnaliser votre argumentaire et conclure vos affaires plus rapidement.
En savoir plus sur les pistes d’audit et l’historique des modifications
Comment utiliser les pistes d’audit dans PandaDoc
Améliorer vos audits trails avec un logiciel de suivi des documents
Questions fréquentes
Un audit trail retrace l’historique de toutes les actions réalisées sur un document.
Grâce à cet audit, vous pouvez voir comment les documents ont été traités, à quel moment leur statut a changé et comment certains problèmes ont été résolus.
Suivre ces modifications permet aux équipes d’identifier les problèmes en suspens, d’assurer une meilleure coordination et d’améliorer les processus.
Les pistes d’audit englobent un large éventail de fonctionnalités, notamment l’enregistrement des identifiants des utilisateurs et le suivi des activités des documents.
PandaDoc répartit ces fonctionnalités entre plusieurs outils de suivi, dont les suivants :Pistes d’audit
Historique des versions
Commentaires et suggestions
Analyse des documents
Ces outils peuvent également être combinés avec des fonctionnalités de sécurité supplémentaires, telles que l’authentification à deux facteurs (2FA) et les contrôles d’identité, pour renforcer la protection des données sensibles, comme les informations financières ou les activités commerciales.
Bien sûr ! Consulteznotre documentation d’assistance pour découvrir en détail une piste d’audit de document. Cette fonctionnalité est visible dans la barre latérale droite et organise l’activité en fonction du statut du document.
D’autres outils de suivi, comme l’analyse des documents et l’historique des versions, sont également disponibles dans PandaDoc, mais se trouvent à des emplacements différents.
Malheureusement, non.
Notre logiciel de piste d’audit est intégré à l’ensemble de la plateforme PandaDoc et ne peut pas être exporté séparément.
Cependant, il est possible de télécharger des certificats de signature numérique pour les documents signés, contenant des informations uniques permettant d’identifier les signataires.