Deja de perseguir a las personas clave y de enviar un sinfín de correos recordatorios. Automatiza el proceso de aprobación y define una ruta clara para cada documento que crees.
No se requiere tarjeta de crédito
Un flujo de aprobación de documentos es un proceso que crea tu equipo para revisar y aprobar documentos como contratos, propuestas y mucho más. Automatizar los flujos de aprobación garantiza que el documento lo revisen las personas adecuadas y que cumpla todos los requisitos.
Automatiza el proceso asignando aprobadores en la plantilla y estableciendo órdenes de aprobación para designar quién recibe el documento en cada punto del proceso.
Configura una orden de aprobación en tu plantilla para que las personas adecuadas participen de forma automática. Si quieres que una misma persona revise un documento en distintas fases, puedes añadirla como aprobador varias veces.
Configura un flujo de trabajo interno automatizado con aprobadores designados antes de enviar el documento a los destinatarios. Los aprobadores designados reciben el documento solo cuando se cumplen determinadas condiciones, como un valor concreto del documento o la aplicación de un descuento.
Los revisores reciben una notificación por correo electrónico cuando un documento está listo para aprobar. Los registros de auditoría y los paneles de actividad reciente hacen un seguimiento del estado de aprobación del documento, para que sepas en todo momento en qué punto del proceso te encuentras.
Los aprobadores pueden dejar comentarios directamente en el documento. Si se rechaza un documento, el remitente debe editarlo y volver a enviarlo para su revisión. Así, los documentos nunca llegan a los clientes antes de estar listos, y los cuellos de botella se detectan y se eliminan con facilidad.
¿Necesitas la aprobación de alguien antes de pasar al siguiente paso? Las órdenes de aprobación te permiten enviar el documento a una persona cada vez, en el orden adecuado. Con las aprobaciones condicionales, los aprobadores designados reciben un documento solo si se cumplen ciertas condiciones, como el valor del documento, un descuento por línea o el descuento total.
Cuando tu documento esté listo, haz clic en Enviar para solicitar la aprobación. El estado del documento cambiará y los miembros del equipo recibirán una notificación por correo electrónico para aprobar o rechazar el documento.
Cuando el aprobador rechaza o aprueba el documento, el remitente recibe una notificación por correo electrónico junto con los comentarios que se hayan añadido. Con el bloqueo de edición y los permisos de usuario de PandaDoc, puedes proteger los documentos importantes para que solo las personas adecuadas puedan acceder a ellos y editarlos.
Envía tus propuestas más rápido. Las aprobaciones condicionales garantizan que las personas adecuadas den el visto bueno a los descuentos de producto y a los precios, para que nunca tengas que dudar de un presupuesto.
Ventas
Los flujos de aprobación automatizados eliminan los cuellos de botella y los procesos de revisión que consumen mucho tiempo. La orden de aprobación y el contenido condicional te ayudan a crear presupuestos rápidos y precisos para cerrar más acuerdos.
Descubre lo fácil que es configurar flujos de aprobación
Configura un proceso para que todos revisen tu documento antes de enviarlo
Muchos documentos requieren la aprobación de varias personas antes de considerarse listos para enviar. Los flujos de aprobación te permiten configurar un proceso interno automatizado que conecta a todos los usuarios necesarios con un documento antes de enviarlo al destinatario previsto. Puedes enviar documentos de empresa a los miembros internos del equipo tanto antes como después de finalizar el documento: para ello, activa las órdenes de firma y añade como destinatarios finales a los compañeros que corresponda.
En primer lugar, abre la plantilla de PandaDoc que estás utilizando para crear tu documento. Verás tres puntos suspensivos en la parte superior de la plantilla. Haz clic sobre ellos y, a continuación, haz clic en “Configurar el flujo de trabajo” y activa la opción “Aprobado”.
Aparecerá una ventana emergente con una lista de las personas de tu organización. Selecciona a aquella que tenga que aprobar el documento final o añade un grupo de aprobación específico para enviar el documento a todo un equipo a la vez.
Si activas las aprobaciones de documentos y asignas revisores, el proceso de aprobación comienza en cuanto termina la creación del documento. Una vez creado el documento y activado el flujo de aprobación, el revisor recibe automáticamente un correo de notificación con un enlace al documento.
El software de flujos de aprobación de PandaDoc permite al revisor ver el documento de inmediato y decidir si lo aprueba o lo rechaza. También puede aportar comentarios, ediciones u observaciones directamente en el documento, para que el creador pueda hacer ajustes con facilidad. Si el documento se aprueba, el revisor también puede reenviarlo a otros aprobadores o al destinatario final.
Lo que ocurre después de que se apruebe un documento depende por completo de ti. Puedes elegir si la aprobación envía el documento automáticamente al destinatario final o si debe notificarse primero a la persona que lo creó. Esto te da total flexibilidad y control sobre lo que sucede con tu documento después de crearlo, aprobarlo o enviarlo. A diferencia de otras opciones de software de flujos de trabajo de código abierto, puedes asegurarte de que tu flujo sea completamente seguro de principio a fin.
Sí, puedes seleccionar asignaciones de aprobación específicas y personalizadas en cada documento y plantilla que crees. Con el software de derivación de aprobaciones de PandaDoc, puedes evitar procesos complicados o el envío accidental de documentos al destinatario equivocado.
Para personalizar los flujos de trabajo, repite el proceso y configura un orden determinado con tantos aprobadores como necesites.
El software de flujos de trabajo en la nube de PandaDoc facilita más que nunca la aprobación de documentos. Si tu aprobador designado está fuera de la oficina, puede revisar y aprobar documentos en tiempo real desde cualquier dispositivo y en cualquier parte del mundo, siempre que tenga conexión a internet.
<p>Un ciclo de aprobación de documentos define el proceso, paso a paso, de un único documento, desde su creación hasta su finalización. Estos pasos pueden variar según la organización, y puedes determinar el mejor proceso para tu equipo. Un ciclo de aprobación de documentos suele incluir los siguientes pasos:
Creación del documento
Revisión del documento
Aceptación o rechazo
Si el documento se rechaza, los creadores hacen las modificaciones necesarias
Si se aprueba, el documento pasa al siguiente paso; si no se requieren más revisiones, se envía al cliente
Establece aprobaciones condicionales para automatizar las revisiones
Establece aprobaciones condicionales para el importe del documento, el descuento total, el descuento por línea y mucho más.
Conoce el estado de tu documento en todo momento
Los registros de auditoría te ayudan a seguir el estado de aprobación de los documentos para mejorar la eficiencia.
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