Muitos documentos têm de ser aprovados por várias pessoas antes de estarem prontos a ser enviados. Os fluxos de trabalho de aprovação permitem-lhe configurar um processo de aprovação interno automatizado que liga todos os utilizadores necessários a um documento, antes de este ser enviado para o destinatário pretendido. Pode enviar documentos empresariais para membros da equipa interna antes e depois de o documento ser finalizado ao ativar pedidos de assinatura e ao adicionar os colegas de trabalho necessários como destinatários finais.

Comece por aceder ao modelo do PandaDoc que está a utilizar para criar o seu documento. Na parte superior do modelo, encontrará um sinal de reticências. Clique nas reticências e, em seguida, clique em “Configurar fluxo de trabalho” e deslize o botão “Aprovado” para a posição ON. Será mostrada uma janela de pop-up com uma lista das pessoas na sua empresa. Selecione as pessoas que têm de aprovar o documento final ou adicione um grupo de aprovação específico para enviar a todas as pessoas de uma equipa de uma só vez.

Se ativar as aprovações do documento e atribuir alguém para o aprovar, o processo de aprovação é iniciado assim que o processo de criação do documento estiver concluído. Depois de o documento ser criado e o fluxo de trabalho de aprovação estar ativado, o aprovador receberá automaticamente um e-mail de notificação com um link para o documento. O software de aprovação do fluxo de trabalho de documentos do PandaDoc permite ao aprovador ver imediatamente o documento e decidir aprová-lo ou rejeitá-lo. O aprovador pode ainda editar e adicionar feedback ou comentários diretamente no documento, permitindo ao criador implementar correções facilmente. Se o documento for aprovado, o aprovador pode ainda encaminhá-lo para outros aprovadores ou para o destinatário final.‌

Após a aprovação do documento, o passo seguinte só depende de si. Pode escolher se a aprovação do documento envia automaticamente o documento para o destinatário final ou se a pessoa que criou o documento deve ser notificada primeiro. Assim, terá total flexibilidade e controlo sobre o que acontece ao seu documento depois de este ser criado, aprovado ou enviado. Ao contrário de outras soluções de software de fluxo de trabalho de aprovação open source, pode garantir a total segurança do seu fluxo de trabalho do princípio ao fim.

Sim, pode selecionar designações de aprovação específicas e personalizadas em cada documento e modelo que criar. O software de encaminhamento de aprovações do PandaDoc permite-lhe evitar processos de aprovação complicados ou o envio de documentos por engano para o destinatário incorreto. Para personalizar os fluxos de trabalho da aprovação, repita o processo para configurar um pedido de aprovação. Pode designar o número de aprovadores que forem necessários.

Graças ao software de fluxo de trabalho na nuvem do PandaDoc, nunca foi tão fácil aprovar documentos. Tem um documento importante para ser revisto e aprovado, mas o seu aprovador designado está fora do escritório? Não há problema. Os documentos podem ser revistos e aprovados em tempo real, a partir de qualquer dispositivo, em qualquer parte do mundo, basta ter uma ligação à Internet.