Logiciel de flux de validation

Réduisez votre temps de création de documents de 50 % et gagnez des heures de travail. Rationalisez vos processus opérationnels, accélérez les flux de validation des documents et augmentez de 87 % le nombre de documents débloqués chaque mois.

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d’augmentation du nombre de documents finalisés par mois: 87 %
de réduction du temps requis pour créer des documents: 50 %
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Dites adieu aux processus de validation à la main

Obtenez des validations en temps réel

Arrêtez de courir après les principaux intervenants et d’envoyer d’innombrables e-mails de rappel. Le logiciel de flux de travail d’approbation de documents de PandaDoc vous permet d’automatiser l’ensemble du processus d’approbation, ce qui vous fait gagner du temps et de l’énergie, et réduit votre niveau de stress. Créez des listes d’approbations nécessaires pour différentes équipes qui sont automatiquement notifiées lorsqu’un document est terminé.

Personnalisez les processus de validation

Créez des flux de travail d’approbation personnalisés qui répondent exactement aux besoins de votre entreprise. L’application flexible et fiable d’automatisation de flux de travail de PandaDoc vous donne un contrôle total sur les accès et les permissions d’édition des différentes personnes pour chaque document et chaque modèle que vous créez. Vous souhaitez que toute l’équipe puisse approuver des documents ou une seule personne ? Vous pouvez le définir à l’avance lors de la création d’un modèle pour ce type de document.‌

Rationnalisez le travail d’équipe

L’automatisation des flux de travail d’entreprise permet d’assurer des collaborations transversales fluides. Les responsables d’équipe dans toute l’entreprise peuvent se connecter et donner leur avis en temps réel sur les modèles de documents, pour qu’aucun document ne soit approuvé sans l’accord de l’ensemble de l’équipe. Les ordres de signature offrent une structure et une sécurité supplémentaires à vos flux de travail de documents en garantissant que vos documents sont approuvés par les bonnes personnes dans l’ordre approprié, afin d’éviter tout risque de malentendu ou de confusion.

Intégrez des énoncés de validation conditionnelle

Certains documents n’ont pas besoin d’être approuvés avant d’être envoyés, sauf si des modifications imprévues sont nécessaires. Avec les déclarations d’approbation conditionnelle, vous pouvez éviter des e-mails inutiles en exigeant une approbation uniquement dans le cas où quelque chose de spécifique a été modifié. Supposons par exemple que quelqu’un de votre équipe ait appliqué une remise au-dessus d’un certain pourcentage. Dans ce cas, vous pouvez faire en sorte que le document soit automatiquement envoyé pour révision et approbation.

Questions fréquentes

Que puis-je faire grâce aux approbations ?

De nombreux documents nécessitent des approbations de plusieurs personnes avant d’être considérés comme prêts à être envoyés. Les flux de travail d’approbation vous permettent de mettre en place un processus d’approbation interne automatisé qui connecte tous les utilisateurs nécessaires à un document avant qu’il ne soit envoyé au destinataire prévu. Vous pouvez envoyer des documents commerciaux aux membres de l’équipe interne avant et après la finalisation du document en activant l’ordre de signature et en ajoutant les collaborateurs requis en tant que destinataires finaux.

Comment mettre en place un ordre d’approbation ?

Commencez par accéder au modèle PandaDoc que vous souhaitez utiliser pour créer votre document. Vous verrez une ellipse en haut de votre modèle. Cliquez sur ce symbole, puis cliquez sur « Configurer le flux de travail » et faites basculer le bouton « Approuvé » sur la position « on ». Une fenêtre contextuelle s’affiche contenant avec une liste des personnes de votre organisation. Sélectionnez toute personne appelée à approuver le document final ou ajoutez un groupe d’approbation spécifique pour l’envoyer simultanément à une équipe entière.

Comment un document est-il approuvé ?

Si vous activez l’approbation de documents et désignez quelqu’un pour les approuver, le processus d’approbation commence dès que le processus de création du document est terminé. Une fois le document créé et le flux de travail d’approbation activé, l’approbateur reçoit automatiquement un e-mail de notification avec un lien vers le document. Le logiciel de flux de travail d’approbation de PandaDoc permet à l’approbateur de visualiser immédiatement le document et de déterminer s’il doit l’approuver ou le rejeter. Il peut également fournir des informations complémentaires, des modifications ou des commentaires directement dans le document afin que le créateur puisse facilement y apporter des ajustements. Si le document est approuvé, l’approbateur peut également le transmettre à d’autres approbateurs ou au destinataire final.‌

Que se passe-t-il une fois qu’un document est approuvé ?

Ce qui suit l’approbation d’un document dépend entièrement de vous. C’est vous qui choisissez si l’approbation du document envoie automatiquement le document au destinataire final ou si la personne qui a créé le document doit en être informée en premier lieu. Vous disposez ainsi d’une flexibilité et d’un contrôle complets sur ce qu’il advient de votre document après sa création, son approbation ou son envoi. Contrairement à d’autres logiciels de flux de travail d’approbation open source, PandaDoc vous permet de vous assurer que votre flux de travail est entièrement sécurisé de bout en bout.

Puis-je personnaliser les approbations dans différents documents ?

Oui, vous pouvez sélectionner des désignations d’approbation spécifiques et personnalisées dans chaque document et modèle que vous créez. Avec le logiciel de routage d’approbation de PandaDoc, vous évitez les processus d’approbation compliqués ou l’envoi accidentel de documents au mauvais destinataire. Pour personnaliser les flux de travail d’approbation, il vous suffit de répéter le processus pour établir un ordre d’approbation. Vous pouvez désigner autant d’approbateurs que nécessaire.‌

Que se passe-t-il si quelqu’un est en déplacement lorsqu’une approbation est nécessaire ?

Basé sur le cloud, le logiciel de flux de travail de PandaDoc facilite plus que jamais l’approbation de documents. Si votre approbateur désigné n’est pas à son bureau lorsqu’un document important doit être examiné et approuvé, cela ne pose aucun problème. Il peut examiner et approuver tout document en temps réel depuis n’importe quel appareil, n’importe où dans le monde, du moment qu’il dispose d’une connexion Internet.

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