Ne perdez plus de temps à relancer les parties prenantes ou à envoyer des rappels à répétition. Automatisez le processus d’approbation et définissez un circuit clair pour chaque document que vous créez.
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Un processus d’approbation des documents est un processus mis en place par votre équipe pour examiner et approuver des documents tels que des contrats, des propositions commerciales et bien plus encore. L’automatisation des workflows d’approbation garantit que chaque document est examiné par les bonnes personnes et respecte l’ensemble des exigences requises.
Automatisez le processus en attribuant des approbateurs au niveau du modèle et en définissant un ordre d’approbation. Vous déterminez ainsi précisément qui reçoit le document à chaque étape du processus.
Définissez un ordre d’approbation dans votre modèle afin que les bonnes personnes soient automatiquement impliquées au bon moment. Si une même personne doit examiner un document à différentes étapes du processus, vous pouvez l’ajouter plusieurs fois comme approbateur.
Mettez en place un workflow interne automatisé avec des approbateurs désignés avant d’envoyer le document aux destinataires. Ces approbateurs ne reçoivent le document que lorsque certaines conditions sont remplies, par exemple lorsqu’un document dépasse un certain montant ou lorsqu’une remise est appliquée.
Les approbateurs reçoivent une notification par e-mail lorsqu’un document est prêt à être approuvé. Les journaux d’audit et l’historique des activités permettent de suivre l’état d’approbation d’un document, afin que vous sachiez toujours où vous en êtes dans le processus.
Les approbateurs peuvent laisser des commentaires directement dans le document. Si un document est rejeté, l’expéditeur peut le modifier puis le soumettre à nouveau pour approbation. Les documents ne sont envoyés aux clients que lorsqu’ils sont prêts, tandis que les points de blocage sont rapidement identifiés et éliminés.
Besoin d’une validation avant de passer à l’étape suivante ? Les ordres d’approbation vous permettent d’envoyer un document à une seule personne à la fois, dans l’ordre approprié. Grâce aux approbations conditionnelles, les approbateurs désignés ne reçoivent un document que lorsque certaines conditions sont remplies, comme un montant spécifique du document, une remise sur une ligne d’article ou une remise totale.
Une fois votre document prêt, cliquez sur « Envoyer » pour le soumettre à l’approbation. Le statut du document est mis à jour et les membres de l’équipe reçoivent une notification par e-mail pour l’approuver ou le rejeter.
Une fois le document approuvé ou rejeté, l’expéditeur reçoit une notification par e-mail accompagnée des éventuels commentaires. Grâce au verrouillage du contenu et aux autorisations utilisateur de PandaDoc, vous pouvez protéger les documents importants afin que seules les personnes autorisées puissent y accéder et les modifier.
L'intégration HubSpot de PandaDoc n'a pas d'équivalent chez la concurrence. Elle nous permet de faire remonter de nombreuses informations du CRM directement dans PandaDoc.
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PandaDoc a une approche personnalisée : ils nous écoutent, s'adaptent et nous soutiennent comme de véritables partenaires. Cela a fait toute la différence. Je sais que je peux les contacter à tout moment. Ils prennent le temps de nous expliquer chaque étape et je peux être sûr qu'ils nous aideront à résoudre rapidement tout problème.
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PandaDoc a amélioré l’expérience d’achat de nos acheteurs et de notre équipe de vente. Nous avons réduit de moitié le temps de création des propositions tout en démontrant la valeur de chacune d’entre elles. Cela nous a permis de conclure davantage de ventes, de gagner du temps et de préserver l’intégrité de notre marque.
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Envoyez vos propositions plus rapidement. Les approbations conditionnelles garantissent que les remises et les tarifs sont validés par les bonnes personnes, afin d’assurer la fiabilité de chaque devis.
Ventes
Les processus d’approbation automatisés éliminent les points de blocage et les processus de validation chronophages. Grâce aux ordres d’approbation et au contenu conditionnel, vous créez rapidement des devis précis pour conclure davantage d’affaires.
Découvrez à quel point il est simple de mettre en place des processus d’approbation
Mettez en place un processus afin que chacun puisse examiner votre document avant son envoi.
Configurez des approbations conditionnelles pour automatiser les validations
Configurez des approbations conditionnelles en fonction du montant du document, de la remise totale, de la remise par ligne et bien plus encore.
Suivez à tout moment le statut de votre document
Les journaux d’audit vous aident à suivre le statut d’approbation des documents pour gagner en efficacité.
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De nombreux documents doivent être approuvés par plusieurs personnes avant de pouvoir être envoyés. Les processus d’approbation vous permettent de mettre en place un circuit interne automatisé qui associe tous les intervenants nécessaires à un document avant son envoi au destinataire final. En activant l’ordre de signature et en ajoutant les collaborateurs concernés comme destinataires finaux, vous pouvez transmettre des documents professionnels aux équipes internes avant et après leur finalisation.
Commencez par accéder au modèle PandaDoc que vous souhaitez utiliser pour créer votre document. Vous verrez une ellipse en haut de votre modèle. Cliquez sur ce symbole, puis cliquez sur « Configurer le flux de travail » et faites basculer le bouton « Approuvé » sur la position « on ».
Une fenêtre contextuelle s’affiche contenant avec une liste des personnes de votre organisation. Sélectionnez toute personne appelée à approuver le document final ou ajoutez un groupe d’approbation spécifique pour l’envoyer simultanément à une équipe entière.
Lorsque vous activez un processus d’approbation et désignez des approbateurs, celui-ci démarre automatiquement dès la création du document. Une fois le document créé et le processus d’approbation activé, l’approbateur reçoit automatiquement une notification par e-mail contenant un lien vers le document.
Le logiciel de gestion des processus d’approbation de documents de PandaDoc permet à l’approbateur de consulter immédiatement le document et de décider s’il doit l’approuver ou le rejeter. Il peut également ajouter directement dans le document des commentaires, des retours ou des demandes de modification afin que le créateur puisse effectuer les ajustements nécessaires en toute simplicité. Une fois le document approuvé, l’approbateur peut le transmettre à d’autres approbateurs ou directement au destinataire final.
Ce qui se passe après l’approbation d’un document dépend entièrement de vous. Vous pouvez choisir si le document doit être envoyé automatiquement au destinataire final après son approbation ou si la personne qui l’a créé doit d’abord être informée. Vous bénéficiez ainsi d’une flexibilité et d’un contrôle complets sur le traitement de vos documents après leur création, leur approbation ou leur envoi. Contrairement à d’autres solutions open source de gestion des workflows, PandaDoc vous permet de garantir la sécurité de vos processus de bout en bout.
Oui, vous pouvez définir des rôles d’approbation spécifiques et personnalisés pour chaque document et modèle que vous créez. Grâce aux processus d’approbation de PandaDoc, vous évitez les procédures complexes et réduisez le risque d’envoyer un document au mauvais destinataire.
Pour personnaliser vos processus d’approbation, il vous suffit de répéter cette opération et de définir un ordre d’approbation incluant autant d’approbateurs que nécessaire.
Le logiciel cloud de gestion des processus d’approbation de PandaDoc facilite plus que jamais l’approbation des documents. Si l’approbateur désigné est absent du bureau, il peut tout de même consulter et approuver les documents en temps réel depuis n’importe quel appareil et où qu’il se trouve, à condition de disposer d’une connexion Internet.
Un cycle d’approbation des documents définit les différentes étapes qu’un document doit suivre, de sa création à sa finalisation. Ces étapes peuvent varier d’une organisation à l’autre et vous pouvez définir le processus le mieux adapté à votre équipe. Un cycle d’approbation des documents comprend généralement les étapes suivantes :
Création du document
Examen du document
Approbation ou rejet
Si le document est rejeté, son créateur effectue les modifications nécessaires
Si le document est approuvé, il passe à l’étape suivante. Si aucune autre validation n’est requise, il est envoyé au client ou au destinataire final
