Jak korzystać ze ścieżek audytu?
Ścieżka audytu
Śledzenie zmian w dokumentach dzięki ścieżce audytu i historii
Każdy dokument ma swoją historię. Obserwuj aktywność użytkowników i kluczowe zdarzenia za pomocą narzędzi do śledzenia w czasie rzeczywistym, które zapewniają zgodność z przepisami.
Nie wymagamy karty kredytowej
Ponad 50 000 firm śledzi dokumenty i zachowuje zgodność z przepisami dzięki PandaDoc
Co to jest ścieżka audytu?
Ścieżka audytu to historia krok po kroku każdego działania podjętego w odniesieniu do dokumentu: od utworzenia do ukończenia.
Zazwyczaj ścieżki audytu zawierają znaczniki czasu, dane identyfikacyjne użytkownika oraz szczegółowe zapisy jego działań w całym okresie istnienia dokumentu. Może to obejmować dostęp do dokumentu, dodawanie lub usuwanie tekstu, podpisywanie elektroniczne dokumentu i inne.
Dane ścieżki audytu mogą być również podzielone na wiele komponentów, takich jak dziennik dostępu do danych lub narzędzie historii wersji, które rejestruje określoną aktywność użytkownika. Ten podział aktywności użytkownika może być przydatny podczas audytów wewnętrznych lub podczas podejmowania działań związanych z koniecznością spełnienia określonych wymogów regulacyjnych.
W PandaDoc ścieżki audytu zapewniają również historię kolejnych zmian statusu dokumentu. Korzystając z tych oznaczeń, możesz lepiej zrozumieć, w którym miejscu ścieżki procesu znajduje się dany dokument oraz jakie działania należy podjąć, aby doprowadzić go do końca.
Historia dokumentu
Dowiedz się, kiedy uzyskano dostęp do dokumentów
Pokaż potencjalnym klientom, co kupują. Przyspiesz podejmowanie decyzji zakupowych, przedstawiając koszty w przejrzysty sposób.
Dowiedz się, jak współpracownicy korzystają z dokumentów
Użyj zapisów ścieżki audytu, aby sprawdzić edycje dokumentów, sugestie i nierozwiązane kwestie przed podpisaniem elektronicznym.
Zachowaj zgodność z HIPAA, NIST i innymi przepisami
Weryfikuj dostęp użytkowników do poufnych informacji, jednocześnie dostosowując się do najlepszych praktyk w zakresie cyberbezpieczeństwa.
Precyzyjne zarządzanie obiegiem dokumentów
Śledzenie zachowań odbiorców
Chcesz wiedzieć, co dzieje się po naciśnięciu przycisku Wyślij?
Dzięki PandaDoc możesz dokładnie zobaczyć, w jaki sposób odbiorcy wchodzą w interakcję z przesłanymi dokumentami i jaka sekwencja zdarzeń przesuwa transakcję w stronę realizacji.
Jeśli proces utknie w martwym punkcie, informacje ze ścieżki audytu mogą pomóc w podjęciu kolejnych działań we właściwym czasie i doprowadzeniu transakcji do końca.
Większe bezpieczeństwo danych
Skonsolidowane ścieżki audytu i zapisy elektroniczne to świetny sposób na zabezpieczenie poufnych danych.
Ścieżki audytu PandaDoc działają jak kamera monitoringu dla dokumentów, więc zawsze będziesz mieć zapis tego, kto uzyskał dostęp do dokumentów lub kto je zmienił.
Połącz te informacje z wewnętrznymi mechanizmami kontroli, aby ograniczyć dostęp lub funkcjonalność dokumentów dla nieautoryzowanych użytkowników.
Zgodność z przepisami branżowymi
Koniec problemów z dostosowaniem się do przepisów.
Prowadzenie rejestrów i wpisów do ksiąg rachunkowych zapewniane przez ścieżkę audytu ułatwia dostosowanie się do rygorystycznych standardów branżowych, nawet w krytycznych obszarach, takich jak opieka zdrowotna i finanse.
Ponieważ każdy dokument zawiera szczegółowy zapis wszystkich działań, zawsze jesteś w gotowości na zewnętrzne audyty i kontrole regulacyjne.
Optymalizacja obiegu dokumentów
Usprawnij i przyspiesz proces tworzenia dokumentów, identyfikując wąskie gardła.
Gdy dokumenty przechodzą przez proces organizacyjny, użyj danych ze ścieżki audytu, aby znaleźć problematyczne punkty i przyspieszyć pracę.
Usprawnij zatwierdzanie, uprość kierowanie i odkryj możliwości automatyzacji bez narażania kontroli dostępu lub bezpieczeństwa informacji.
„PandaDoc bardzo ułatwia nam pracę. Wysyłanie kandydatom dokumentów rekrutacyjnych jest teraz banalnie proste… bez PandaDoc procedura administracyjna pochłaniałaby mnóstwo czasu”.
Gdzie ścieżki audytu mają największe znaczenie?
Oferty
Każda oferta ma w założeniu wywierać świetne wrażenie, ale czasem trudno jest ustalić, jak i kiedy należy podjąć dalsze działania.
Dzięki ścieżkom audytu możesz zobaczyć, kto przeglądał wysłane propozycje, kiedy je zobaczył i które sekcje były najbardziej interesujące.
Na podstawie tych informacji możesz dostosować kolejne działania, odnosząc się do konkretnych punktów stanowiących największą przeszkodę i zwiększając swoje szanse na finalizację transakcji.
Umowy
Umowy to poważna sprawa. Ważne jest, aby wiedzieć, kto i kiedy wprowadza zmiany.
Ścieżki audytu w PandaDoc dają jasny obraz każdej edycji, zatwierdzenia, zmiany statusu i podpisu elektronicznego. Takie podejście zapewnia spójność informacji po każdej ze stron w odniesieniu do krytycznych działań biznesowych, oraz pomaga zapobiegać sporom i nieporozumieniom podczas negocjacji.
Możesz połączyć ścieżki audytu z innymi narzędziami PandaDoc, takimi jak uwierzytelnianie użytkowników i wyzwania związane z identyfikacją, aby tylko autoryzowani użytkownicy mieli dostęp do krytycznych dokumentów.
Wyceny
W wielu relacjach biznesowych wycena jest punktem wyjścia do szerszych negocjacji.
Dzięki ścieżce audytu możesz lepiej zrozumieć, w jaki sposób interesariusze wchodzą w interakcję z dokumentem i kto może działać za kulisami.
Zmieniaj swoje podejście na podstawie napływających informacji i zawsze bądź w gotowości, by zaoferować najlepsze warunki.
Dokumenty poufne
Istotne dokumenty, takie jak zamówienia zakupu i sprawozdania finansowe, często zawierają poufne informacje.
Ścieżki audytu mogą zapewnić dzienniki dostępu, dzięki czemu można dokładnie ustalić, kto i kiedy uzyskał dostęp do dokumentu.
W połączeniu z innymi narzędziami ścieżki audytu zapewniają świetny sposób na zabezpieczenie informacji finansowych i załatanie luk w procesie dystrybucji.
Więcej informacji o ścieżkach audytu i historii
Zobacz historię kryjącą się za każdym dokumentem
Umów się na spersonalizowaną prezentację 1:1 z naszym specjalistą ds. produktów.
- Dostosowana do indywidualnych potrzeb
- Odpowiedzi na wszystkie pytania
- Bez zobowiązania do zakupu
Zaplanuj bezpłatną prezentację na żywo
- Wypełnij formularz
- Zarezerwuj termin
- Weź udział w prezentacji
Często zadawane pytania
Dlaczego ścieżka audytu jest ważna?
Ścieżka audytu to historia podróży dokumentu przez organizacyjny cykl życia.
Dzięki niej można zobaczyć, w jaki sposób dokumenty były obsługiwane, kiedy zmienił się ich status i jak rozwiązano określone problemy.
Śledzenie tych zmian może pomóc zespołom zidentyfikować nierozstrzygnięte kwestie, utrzymać synchronizację informacji i zapewnić możliwość usprawnienia przyszłych procesów.
Jakie rodzaje ścieżek audytu oferuje PandaDoc?
Ścieżki audytu obejmują szeroki zakres funkcji, w tym możliwość rejestrowania identyfikatorów użytkowników i śledzenia aktywności dokumentów.
PandaDoc dzieli te możliwości na szereg narzędzi śledzących, w tym każde z poniższych:
- Ścieżki audytu
- Historia wersji
- Komentarze i sugestie
- Analiza dokumentów
Ten zestaw narzędzi można również połączyć z dodatkowymi funkcjami bezpieczeństwa, takimi jak uwierzytelnianie 2FA i wyzwania związane z identyfikacją, aby jeszcze lepiej zabezpieczyć kluczowe informacje, takie jak dane finansowe lub działalność biznesowa.
Czy mogę zobaczyć przykład ścieżki audytu PandaDoc?
Jasne! Zapoznaj się z naszą dokumentacji wsparcia, aby bliżej przyjrzeć się ścieżce audytu dokumentów. Ta funkcja jest widoczna na prawym pasku bocznym i organizuje aktywność według statusu dokumentu.
Inne funkcje śledzenia, w tym analiza dokumentów i historia wersji, są również dostępne w PandaDoc, ale znajdują się w osobnych lokalizacjach.
Czy ścieżkę audytu PandaDoc można wyeksportować?
Niestety nie.
Nasze oprogramowanie ścieżki audytu jest zintegrowane z całą platformą PandaDoc i nie może być eksportowane osobno.
Możliwe jest jednak pobranie certyfikatów podpisu cyfrowego dla podpisanych dokumentów, co zapewnia określone unikalne informacje identyfikacyjne dotyczące osób podpisujących.