Oprogramowanie do zatwierdzania przepływów roboczych

Skróć czas tworzenia dokumentów o 50% i oszczędzaj godziny każdego dnia. Zoptymalizuj procesy biznesowe, przyspiesz procedury zatwierdzania przepływów roboczych i generuj co miesiąc o 87% więcej dokumentów.

Zamów prezentację

Oprogramowanie do zatwierdzania przepływów roboczych

więcej dokumentów ukończonych miesięcznie: 87%
krótszy czas tworzenia dokumentów: 50%
więcej transakcji doprowadzonych do końca: 36%

Koniec z ręcznymi procesami zatwierdzania

Otrzymuj zatwierdzenia w czasie rzeczywistym

Nie trzeba już uganiać się za wyznawcami prokrastynacji ani wysyłać ciągłych e-maili z ponagleniami. Oprogramowanie do organizacji obiegu procesu zatwierdzania dokumentów PandaDoc pozwala zautomatyzować cały proces zatwierdzania, dzięki czemu można zaoszczędzić czas, energię i zdrowie. Wystarczy przygotować listę wymaganych zatwierdzeń obejmującą osoby z różnych zespołów, które otrzymają automatyczne powiadomienia, gdy tylko dokument będzie gotowy.‌

Spersonalizuj procesy zatwierdzania

Tworzenie niestandardowych obiegów procesu zatwierdzania dostosowanych do potrzeb firmy. Wszechstronna i niezawodna aplikacja PandaDoc do automatyzacji obiegu dokumentów zapewnia pełną kontrolę nad tym, kto będzie miał prawa dostępu i edycji wobec każdego tworzonego dokumentu i szablonu. Czy zatwierdzającym ma być jedna osoba, czy też cały zespół, można o tym zdecydować z wyprzedzeniem już na etapie tworzenia szablonu dla danego typu dokumentów.

Zoptymalizuj współpracę w zespole

Automatyzacja obiegu dokumentów w skali firmy pomaga usprawnić współpracę między działami. Kierownicy zespołów z całej firmy mogą łatwiej się komunikować i na bieżąco komentować szablony dokumentów, więc żaden dokument nie uzyska zatwierdzenia bez akceptacji wszystkich zaangażowanych zespołów. Kolejność składania podpisów to dodatkowy sposób na uporządkowanie i zwiększenie bezpieczeństwa obiegu dokumentów: w ten sposób dokument będzie zatwierdzony przez właściwe osoby w odpowiedniej kolejności, bez ryzyka nieporozumień.

Zawrzyj oświadczenia o zatwierdzeniu warunkowym

Niektóre dokumenty nie wymagają zatwierdzenia przed wysłaniem, chyba że pojawi się konieczność dokonania nieprzewidzianych poprawek. Dzięki funkcjom zatwierdzania warunkowego można uniknąć zbędnych e-maili, wprowadzając wymóg zatwierdzania tylko w przypadku, gdy coś zostało zmienione. Załóżmy, że ktoś z zespołu zastosował rabat przekraczający ustalony próg procentowy. W takim przypadku dokument można automatycznie skierować do sprawdzenia i zatwierdzenia.

Najczęściej zadawane pytania

Do czego w zasadzie służy proces zatwierdzania?

Częstokroć dokument wymaga zatwierdzenia ze strony kilku osób, zanim zostanie uznany za gotowy do wysłania. Obieg procesu zatwierdzania pozwala zdefiniować zautomatyzowany, wewnętrzny obieg angażujący wszystkie osoby, które muszą zaakceptować dokument, zanim trafi on do końcowego odbiorcy. Dokumenty służbowe można przesyłać do członków wewnętrznego zespołu zarówno przed, jak i po jego finalizacji, definiując kolejność podpisywania i dodając wybranych współpracowników jako odbiorców końcowych.

Jak zdefiniować kolejność zatwierdzania?

Pracę zaczyna się od utworzenia dokumentu na podstawie jednego z szablonów PandaDoc. W górnej części szablonu widać wielokropek. Należy kliknąć ten symbol, a następnie wybrać opcję „Skonfiguruj proces” i włączyć opcję „Zatwierdzony”. Pojawi się okno podręczne z listą osób należących do danej organizacji. Wystarczy wybrać dowolne osoby, które muszą zatwierdzić finalną wersję dokumentu, albo wskazać wybraną grupę osób, by wysłać dokument równocześnie do całego zespołu.

W jaki sposób przebiega zatwierdzanie dokumentu?

Jeśli włączono zatwierdzanie dokumentu i przypisano osobę zatwierdzającą, proces zatwierdzania rozpocznie się natychmiast po zakończeniu etapu tworzenia dokumentu. Jeśli obieg zatwierdzania jest włączony, po utworzeniu dokumentu zatwierdzający automatycznie otrzyma przez e-mail powiadomienie z linkiem do dokumentu. Oprogramowanie do organizacji obiegu dokumentów PandaDoc pozwala zatwierdzającemu natychmiast wyświetlić dokument i zdecydować o jego zatwierdzeniu bądź odrzuceniu. Można też wprost w dokumencie zamieścić dodatkowe uwagi, zmiany edycyjne lub komentarze, aby ułatwić autorowi wprowadzenie poprawek. Jeśli dokument uzyska zatwierdzenie, zatwierdzający może go przekazać do innych zatwierdzających albo do odbiorcy końcowego.‌

Co się dzieje po zatwierdzeniu dokumentu?

O tym, co nastąpi po zatwierdzeniu dokumentu, zawsze decyduje użytkownik. Można ustalić, czy zatwierdzony dokument automatycznie trafi do końcowego odbiorcy, czy też najpierw autor dokumentu otrzyma powiadomienie. Daje to pełną elastyczność i kontrolę nad dalszymi losami dokumentu po tym, jak został utworzony, zatwierdzony lub wysłany. W przeciwieństwie do innych systemów open source do organizacji obiegu dokumentów nasze rozwiązanie pozwala zagwarantować kompleksowe bezpieczeństwo procesu od początku do końca.

Czy dla różnych dokumentów można zaplanować różne procedury zatwierdzania?

Tak, dla każdego tworzonego dokumentu i szablonu można zdefiniować odrębne, niestandardowe procedury zatwierdzania. Oprogramowanie do organizacji obiegu procesów zatwierdzania dokumentów PandaDoc pozwala uniknąć nadmiernej komplikacji procesów zatwierdzania lub przypadkowego wysłania dokumentów do niewłaściwego adresata. Aby skonfigurować własny obieg procesu zatwierdzania, należy ponownie skonfigurować kolejność zatwierdzania. Można wyznaczyć dowolną liczbę osób zatwierdzających.

Co zrobić, gdy ktoś jest poza biurem, a trzeba zatwierdzić dokument?

Chmurowe oprogramowanie do organizacji obiegu procesów PandaDoc to platforma, dzięki której zatwierdzanie dokumentów jest łatwiejsze niż kiedykolwiek. Jeśli ważny dokument wymaga sprawdzenia i zatwierdzenia, a osoby zatwierdzającej akurat nie ma w biurze, nie jest to żadnym problemem. Dokument można w każdej chwili sprawdzić i zatwierdzić zdalnie za pomocą dowolnego urządzenia i z dowolnego miejsca na kuli ziemskiej — wystarczy połączenie z Internetem.

Uprość obieg dokumentów

Umów się na spersonalizowaną prezentację 1:1 z naszym specjalistą ds. produktów.

Dostosowana do indywidualnych potrzeb
Odpowiedzi na wszystkie pytania
Bez zobowiązania do zakupu

Zaplanuj bezpłatną prezentację na żywo

Wypełnij formularz
Zarezerwuj termin
Weź udział w prezentacji

Przesłanie tego formularza oznacza akceptację Warunków świadczenia usług oraz Oświadczenia o ochronie prywatności w zakresie korzystania z udostępnianych usług i przetwarzania danych osobowych użytkownika.